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L'IA prépare vos emails, vous n'avez plus qu'à valider

Extrait offert du guide NEXIA : présentation, premiers chapitres et niveau 1 en entier.

Avant de commencer

À qui s'adresse ce guide. Aux dirigeants de petites entreprises, indépendants et salariés qui passent une bonne partie de leur journée dans leur boîte mail, et qui n'ont aucune compétence technique. Si vous savez envoyer un email et copier-coller du texte, vous savez tout ce qu'il faut.

Ce que vous aurez à la fin. Trois niveaux, à suivre dans l'ordre :

1. Niveau 1 (15 minutes de mise en place, gratuit) : Claude rédige vos emails difficiles dans votre ton. Vous relisez, vous ajustez, vous envoyez.
2. Niveau 2 (40 minutes) : chaque matin à 8 h, un seul email résume les messages reçus depuis la veille, classés en URGENT, IMPORTANT et INFO, avec la priorité du jour.
3. Niveau 3 (30 minutes) : les emails sur lesquels vous posez le libellé REPONDRE reçoivent un brouillon de réponse, rangé dans la conversation, qui vous attend dans Gmail. Rien ne part sans vous.

Combien de temps vous pouvez en attendre. À titre d'estimation, sur le scénario type décrit plus bas (une trentaine d'emails reçus par jour, dont cinq à dix demandent une vraie réponse) : le tri du matin passe d'une vingtaine de minutes à quelques minutes de lecture du résumé, et chaque réponse demande une à deux minutes de relecture au lieu de quatre ou cinq de rédaction. Ce n'est pas une mesure : votre gain dépend de votre volume d'emails et de la façon dont vous utilisez le système.

Estimation sur un scénario type (une trentaine d'emails reçus par jour), pas une mesure :

Le scénario type suivi dans ce guide. Nadia (personnage fictif) dirige une petite entreprise de ménage pour les particuliers et les bureaux. Elle reçoit une trentaine d'emails par jour : demandes de devis, changements de planning, factures de fournisseurs, newsletters. À chaque niveau, vous verrez ce que le système produit pour elle, du premier email délicat jusqu'aux brouillons de réponse.

Ce dont vous avez besoin.

• Une adresse Gmail, personnelle ou professionnelle (Google Workspace).
• Un ordinateur, Mac ou PC, avec un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox ou Safari).
• Un moyen de paiement pour acheter un petit crédit d'utilisation de Claude (niveaux 2 et 3 du guide complet seulement).

Ce que cela coûte. Le niveau 1 se fait avec l'offre gratuite de Claude. Les niveaux 2 et 3 du guide complet utilisent l'offre gratuite de Make (1 000 crédits par mois, deux scénarios actifs au plus) et l'API de Claude, payée d'avance à l'usage. Sur le scénario type, nous estimons la dépense de l'API à moins d'un dollar par mois (calcul détaillé au chapitre 3 du guide complet). Prix vérifiés le 2 octobre 2026, susceptibles de changer.

Ce que ce guide n'est pas. Un système qui répond à votre place. L'IA prépare, vous décidez et vous envoyez. Ce n'est pas non plus un outil pour Outlook : tout le guide est construit sur Gmail.

Comment lire ce guide. Chaque manipulation est numérotée, avec le nom exact du bouton en gras. Après chaque étape importante, un encadré « Vous devez voir » vous confirme que vous êtes au bon endroit, et un encadré « Si ça ne marche pas » vous dépanne. Les consignes à donner à l'IA sont présentées dans des cadres « à copier » : remplacez ce qui est entre crochets et en majuscules. Les mots techniques sont expliqués à leur première apparition et repris dans le glossaire. Vous pouvez vous arrêter à la fin de n'importe quel niveau : chacun fonctionne seul.

Chapitre 1. Comprendre en 5 minutes

1.1 Ce qu'est une automatisation

Une automatisation est une consigne que vous donnez une seule fois à un ordinateur, et qu'il exécute ensuite tout seul, à l'heure prévue, sans que vous y pensiez.

Vous en utilisez déjà : le réveil de votre téléphone (« sonne à 7 h en semaine ») ou le virement automatique de votre loyer. Ce guide applique le même principe à votre boîte mail : « chaque matin à 8 h, lis mes nouveaux emails, résume-les et envoie-moi le résumé ».

1.2 Les trois outils du guide

Gmail : votre boîte mail. Les emails y arrivent, les brouillons y seront déposés.

Claude : une intelligence artificielle (IA) d'Anthropic qui lit et écrit du texte. Elle existe sous deux formes, et c'est la seule subtilité technique du guide :

• Le site claude.ai : vous écrivez, Claude répond, comme dans une conversation. L'offre gratuite suffit. C'est l'outil du niveau 1.
• L'API de Claude : le même moteur, mais utilisé par un autre logiciel, sans que vous tapiez quoi que ce soit. Une API (interface de programmation) est une prise qui permet à un logiciel d'en faire travailler un autre. C'est elle qui rend possibles les niveaux 2 et 3 du guide complet. Elle se paie à part, à l'usage.

Make : le chef d'orchestre. Make est un site qui relie des outils entre eux : « à telle heure, prends ceci dans Gmail, fais-le lire par Claude, puis dépose le résultat là ». Tout se règle en cliquant, sans code. Une automatisation, dans Make, s'appelle un scénario, et chaque maillon du scénario s'appelle un module.

1.3 Le schéma d'ensemble

• Niveau 1 : vous écrivez votre demande sur claude.ai, vous copiez la réponse dans Gmail.
• Niveau 2 : à 8 h, Make cherche les emails reçus depuis la veille, les regroupe en un seul texte, Claude les résume, Make vous envoie le résumé.
• Niveau 3 : quelques fois par jour, Make cherche les emails portant le libellé REPONDRE, Claude rédige une réponse, Make la dépose en brouillon dans la conversation et retire le libellé.

Retenez une règle : l'IA ne décide rien et n'envoie rien à votre place. Elle prépare. Vous restez la seule personne qui appuie sur Envoyer.

1.4 Vos emails sont des données personnelles

Un email contient au moins un nom et une adresse, souvent bien plus. Aux niveaux 2 et 3 du guide complet, le contenu de vos emails passe par Make puis par l'API de Claude. Quatre réflexes, qui ne vous rendent pas conforme au RGPD à eux seuls mais limitent les risques :

• Ne transmettez que le nécessaire. Le niveau 2 du guide complet lit les emails d'un jour, pas toute votre boîte. Le niveau 3 du guide complet ne lit que les emails que vous avez choisis.
• Sachez que le niveau 2 du guide complet lit tout. Le niveau 2 du guide complet transmet tous les emails reçus dans la journée, quel que soit leur contenu. Si vous recevez des emails sensibles (santé, litige, données de salariés, coordonnées bancaires), excluez-les de la recherche avec un libellé PRIVE (expliqué au chapitre 3 du guide complet), ou renoncez au niveau 2 du guide complet. Au niveau 3 du guide complet, ne posez jamais le libellé REPONDRE sur ces emails : traitez-les à la main.
• Sachez où vont les données. Anthropic indique ne pas utiliser les données envoyées par son API pour entraîner ses modèles, sauf si vous lui envoyez volontairement un avis (page « Is my data used for model training? », consultée le 2 octobre 2026). Anthropic, société américaine, indique aussi que les données sont stockées aux États-Unis. Make indique dans sa politique de confidentialité que des données peuvent être transférées hors de l'Espace économique européen (pages consultées le 2 octobre 2026). Lisez ces deux pages avant de connecter une boîte professionnelle.
• Informez vos correspondants. Les personnes qui vous écrivent doivent pouvoir savoir que leurs messages sont traités par des services extérieurs (ici Make et Anthropic) et, comme c'est le cas ici, hors de l'Union européenne. La CNIL rappelle que l'information des personnes porte notamment sur les destinataires des données, sous-traitants compris, et sur les transferts hors de l'Union européenne. En pratique, cela passe par votre politique de confidentialité, et par les conditions de traitement des données (en anglais DPA, l'accord de sous-traitance) proposées par chaque service : chez Anthropic, elles sont intégrées à ses conditions commerciales. Pour la rédaction, voyez les fiches de la CNIL ou un professionnel. Ces démarches ne suffisent pas, à elles seules, à vous rendre conforme.

Si vous traitez beaucoup de données de clients, parlez-en à la personne qui gère la protection des données dans votre entreprise, ou consultez les fiches pratiques de la CNIL (cnil.fr).

Chapitre 2. Niveau 1 : Claude rédige vos emails difficiles (15 minutes, gratuit)

Le niveau 1 ne demande aucun branchement, seulement un compte Claude bien réglé. C'est souvent celui qui change le plus le quotidien, car il s'attaque aux emails qu'on repousse parce qu'ils sont délicats à formuler.

2.1 Créer votre compte Claude

1. Ouvrez votre navigateur et allez sur claude.ai.
2. Créez un compte avec votre adresse email professionnelle, puis validez le code reçu par email.
3. Si l'interface est en anglais : cliquez sur vos initiales en bas à gauche, ouvrez Settings, puis choisissez le français dans la section de langue.

Vous devez voir une page de conversation avec un champ de saisie, qui vous invite à écrire.

Si ça ne marche pas : si le code n'arrive pas, regardez dans le dossier Spam. Vous pouvez aussi écrire en français même si l'interface reste en anglais : Claude répond dans la langue de votre message.

2.2 Apprendre votre ton à Claude

Sans réglage, Claude écrit des emails corrects mais impersonnels. Le réglage qui change tout s'appelle les instructions : un texte écrit une seule fois, que Claude prend en compte dans toutes vos conversations.

1. Cliquez sur vos initiales en bas à gauche.
2. Cliquez sur Settings (Paramètres).
3. Repérez la section Instructions for Claude (le libellé peut être traduit si votre interface est en français).
4. Collez le texte ci-dessous en remplaçant les passages entre crochets, puis enregistrez.

Tu m'aides à rédiger mes emails professionnels. Mon activité : [VOTRE ACTIVITÉ EN UNE PHRASE]. Mon ton : direct et chaleureux, sans formules pompeuses. Je vouvoie [TOUT LE MONDE / LES NOUVEAUX CONTACTS] et je tutoie [PERSONNE / MES CLIENTS RÉGULIERS]. Mes emails font 150 mots au plus, sauf si je demande plus long. Ne commence jamais par « J'espère que vous allez bien » ni par « Je me permets de ». Termine par une proposition d'action concrète. N'invente aucun chiffre, aucune date, aucun engagement : si une information manque, écris [À COMPLÉTER].

Vous devez voir votre texte enregistré dans les réglages. Pour vérifier, ouvrez une nouvelle conversation et demandez « Rédige une relance pour un devis resté sans réponse » : la réponse doit déjà ressembler à votre façon d'écrire.

Si ça ne marche pas : si vous ne trouvez pas la section, gardez ce texte dans un document et collez-le en premier message de chaque nouvelle conversation, précédé de « Voici mes consignes permanentes : ». L'effet est le même.

2.3 Régler la confidentialité

Avec l'offre gratuite, Claude peut utiliser vos conversations pour améliorer ses modèles si le réglage correspondant est activé. Pour l'éviter :

1. Cliquez sur vos initiales, puis sur Settings.
2. Ouvrez Privacy.
3. Sous Help Improve our AI models (libellé de la page d'aide d'Anthropic, parfois traduit à l'écran), désactivez l'interrupteur s'il est activé.

Attention : Anthropic précise que les conversations signalées par ses contrôles de sécurité peuvent rester utilisées à des fins de sécurité, même avec ce réglage désactivé. Quoi qu'il arrive, au niveau 1, retirez des emails que vous collez les détails qui identifient une personne (nom complet, adresse, téléphone) quand ils ne servent pas à la réponse.

2.4 La méthode pour chaque email difficile

Chaque fois qu'un email vous fait hésiter, donnez à Claude quatre éléments : le type d'email, le destinataire, la situation en deux ou trois lignes, et une contrainte de ton.

1. Ouvrez une nouvelle conversation sur claude.ai.
2. Écrivez votre demande sur le modèle ci-dessous.

Rédige [TYPE D'EMAIL] à [DESTINATAIRE]. Situation : [DEUX OU TROIS LIGNES DE CONTEXTE]. Ton : [CONTRAINTE DE TON]. 120 mots au plus.

1. Si la proposition ne vous convient pas, ne la corrigez pas vous-même : dites à Claude quoi changer (« plus court », « moins formel », « ajoute une date limite »).
2. Copiez le texte final dans Gmail, relisez-le, complétez les éventuels [À COMPLÉTER], puis cliquez sur Envoyer.

La règle du niveau 1 : n'envoyez jamais un email que vous n'avez pas relu. L'IA peut se tromper sur un chiffre, une date ou un prénom. La relecture fait partie de la méthode.

2.5 Le scénario type : le premier email délicat de Nadia

Un client de Nadia se plaint qu'une prestation de ménage a été écourtée. Elle écrit à Claude :

Rédige une réponse à une réclamation d'un client. Situation : il dit que l'intervention de mardi a duré 1 h 30 au lieu de 2 h. Nous avons vérifié, c'est exact : l'intervenante est partie plus tôt à cause d'un imprévu. Je propose 30 minutes offertes lors de la prochaine intervention. Ton : reconnaître le problème sans se justifier longuement. 120 mots au plus.

Claude propose une réponse qui reconnaît l'écart, présente la compensation et propose de caler la prochaine date. Nadia demande « un peu plus chaleureux », relit, ajoute le prénom du client et envoie. Ce scénario est inventé pour illustrer la méthode ; la réponse exacte de Claude varie d'une fois à l'autre.

2.6 Trois situations où la méthode rend service

La réponse à une réclamation. Décrivez la plainte en deux lignes et demandez une réponse qui reconnaît le problème, propose une solution concrète et tient en 100 mots.

Le refus poli. Demandez un refus « ferme sur le fond, chaleureux sur la forme, qui laisse la porte ouverte ». C'est l'email que l'on repousse le plus volontiers.

L'annonce délicate. Hausse de tarif, retard, changement de conditions : donnez les faits et la contrainte (« factuel, assume la décision, sans excuses en série »).

Le chapitre 5 du guide complet rassemble dix consignes prêtes à copier pour les cas les plus courants.

Fin du niveau 1. Vous pouvez vous arrêter ici. Les deux niveaux suivants ajoutent l'automatisation : le tri et les brouillons arrivent tout seuls.

Ce contenu est rédigé par des outils d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic). Les règles et chiffres cités sont vérifiés automatiquement sur les sources officielles indiquées, sans relecture humaine systématique. Publication sous la responsabilité de Romain Dalon Bourbon EI. Information générale, pas un conseil juridique.

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