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Construisez l'outil dont votre entreprise a besoin, sans développeur

Extrait offert du guide NEXIA : présentation, premiers chapitres et niveau 1 en entier.

Avant de commencer

À qui s'adresse ce guide. Aux dirigeants de TPE et PME, aux indépendants et aux responsables d'équipe qui suivent une partie de leur activité dans des carnets, des fichiers Excel dispersés ou des post-it : les demandes de clients, les dossiers en cours, les interventions, un petit stock. Vous n'avez ni le budget ni le besoin d'un logiciel sur mesure. Vous avez besoin d'un outil simple, à vous, que l'équipe utilise vraiment. Aucune compétence technique n'est requise, aucune ligne de code.

Ce que vous aurez à la fin. Trois niveaux, à suivre dans l'ordre :

1. Niveau 1 (30 minutes, gratuit) : une base de données en ligne qui remplace vos fichiers dispersés, avec des colonnes adaptées à votre activité et une vue « À traiter » que vous ouvrez chaque matin.
2. Niveau 2 (20 minutes, gratuit) : un formulaire que vos clients ou votre équipe remplissent sans jamais ouvrir la base. Chaque envoi crée une ligne et vous prévient par email. Vous retrouvez n'importe quelle fiche en quelques secondes.
3. Niveau 3 (60 minutes, gratuit dans la limite de l'offre gratuite de Make) : quatre fois par jour, l'IA lit les nouvelles demandes, leur attribue une priorité et écrit un résumé d'une phrase dans la base. Vous gardez la décision.

Combien de temps vous pouvez en attendre. À titre d'estimation, sur le scénario type décrit plus bas (une centaine de demandes par mois) : retrouver une information passe de plusieurs minutes de recherche dans des fichiers et des carnets à quelques secondes, et le tri des demandes du jour se fait en lisant une vue déjà classée. Ce n'est pas une mesure : votre gain dépend de votre situation de départ et de la discipline de saisie de l'équipe.

Estimation sur un scénario type (une centaine de demandes par mois), pas une mesure :

Le scénario type suivi dans ce guide. Karim (personnage fictif) dirige une petite entreprise de plomberie et de chauffage de quatre personnes. Les demandes arrivent par téléphone, par SMS et par email, et finissent dans un carnet ou dans la mémoire de chacun. Une fuite urgente se perd parfois entre deux devis. À chaque niveau, vous verrez ce que Karim construit, de sa première base jusqu'au tri automatique de ses demandes.

Ce dont vous avez besoin.

• Un ordinateur, Mac ou PC, avec un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox ou Safari).
• Une adresse email, pour créer vos comptes et recevoir les alertes.
• Vos informations actuelles, même en désordre : fichiers Excel, carnet, liste de clients.

Ce que cela coûte. Les niveaux 1 et 2 se font avec l'offre gratuite d'Airtable (1 000 lignes par base, 5 personnes en modification). Le niveau 3 du guide complet utilise l'offre gratuite de Make (1 000 crédits par mois, deux scénarios actifs au plus). Make donne accès à Claude, l'IA d'Anthropic, sans compte Anthropic, sans clé et sans paiement de votre part : l'usage de Claude est décompté en crédits Make. Sur le scénario type, nous estimons la consommation entre 350 et 550 crédits par mois (calcul au chapitre 4 du guide complet). Aucun moyen de paiement n'est demandé dans ce guide. Prix et limites vérifiés le 2 octobre 2026, susceptibles de changer.

Ce que ce guide n'est pas. Un logiciel métier complet. La gestion de production, une comptabilité réglementée ou un dossier médical dépassent le cadre de ce guide et méritent un logiciel spécialisé ou un développeur. Ce guide construit l'outil du quotidien : suivre des demandes, des clients, des dossiers, un stock simple. La consigne 4 du chapitre 5 du guide complet vous aide à faire la différence.

Comment lire ce guide. Chaque manipulation est numérotée, avec le nom exact du bouton en gras. Après chaque étape importante, un encadré « Vous devez voir » vous confirme que vous êtes au bon endroit, et un encadré « Si ça ne marche pas » vous dépanne. Les consignes à donner à l'IA sont présentées dans des cadres « à copier » : remplacez ce qui est entre crochets et en majuscules. Les mots techniques sont expliqués à leur première apparition et repris dans le glossaire. Vous pouvez vous arrêter à la fin de n'importe quel niveau : chacun fonctionne seul.

Chapitre 1. Comprendre en 5 minutes

1.1 Un outil métier, ce sont trois briques

Derrière le mot « logiciel », il y a presque toujours trois briques :

• Une base de données : l'endroit où vivent vos informations, rangées en lignes et en colonnes. Une demande par ligne ; le nom du client, son téléphone et le statut de la demande en colonnes. C'est le cœur de l'outil.
• Une façon de saisir et de consulter : un formulaire pour ajouter une ligne, des vues pour ne voir que ce qui compte, une recherche pour retrouver une fiche.
• Des automatisations : ce qui se déclenche tout seul quand une information arrive. Une automatisation est une consigne donnée une seule fois à un ordinateur, qu'il exécute ensuite sans vous.

Ce guide assemble ces trois briques avec des outils en ligne déjà prêts. On parle de « no-code » : construire un outil en assemblant des briques visuelles, sans écrire de programme.

1.2 Les outils du guide

Airtable : une base de données qui ressemble à un tableur, mais qui sait faire ce qu'un tableur ne fait pas bien : formulaires reliés à la base, vues filtrées, pièces jointes, application sur téléphone. Niveaux 1 et 2.

Make : un service qui relie vos outils entre eux et exécute vos automatisations à l'heure prévue. Niveau 3.

Claude : l'IA d'Anthropic. Au niveau 3 du guide complet, Make lui envoie le texte de chaque nouvelle demande, et Claude renvoie une priorité et un résumé. Make se connecte lui-même à Claude, par son module Simple Text Prompt : vous n'avez ni compte Anthropic à créer ni clé à gérer, et l'usage est décompté sur vos crédits Make. Au chapitre 5 du guide complet, vous utiliserez aussi Claude en conversation, avec son offre gratuite sur claude.ai.

La langue des menus. Airtable peut s'afficher en anglais, en français, en allemand ou en espagnol. Ce guide donne les noms des boutons en anglais, tels qu'ils figurent dans la documentation officielle. Le plus simple est de construire votre outil avec l'interface en anglais, puis de passer en français si vous le souhaitez : cliquez sur l'icône de votre compte en haut à droite, puis sur Language preferences. Vos propres noms de colonnes et de vues ne changent pas. Les menus de Make sont, eux aussi, cités en anglais.

1.3 Le schéma d'ensemble

À la fin du guide, l'outil de Karim fonctionne ainsi :

1. Un client remplit le formulaire de demande (niveau 2 du guide complet). Une ligne apparaît dans la base, encore sans statut, et Karim reçoit un email.
2. Quatre fois par jour, Make repère les nouvelles lignes, envoie le texte de chaque demande à Claude et écrit sa réponse dans deux colonnes : « Priorité IA » et « Résumé IA » (niveau 3 du guide complet).
3. Karim ouvre la vue « Urgences », puis « À traiter », lit les priorités et les résumés, et décide.

L'IA propose, vous décidez. Rien n'est envoyé au client sans vous.

1.4 Vos données de clients sont des données personnelles

Un nom, un téléphone, une adresse de client sont des données personnelles au sens du RGPD. Quatre points à garder en tête dès maintenant, sans prétendre vous rendre conforme :

• Où vont les données. Par défaut, Airtable stocke les données sur des serveurs situés aux États-Unis ; le choix d'une autre région est réservé à son offre Enterprise Scale. Au niveau 3 du guide complet, Make reçoit les nouvelles lignes entières (nom, téléphone et adresse compris) et en garde un historique d'exécution (dans l'Union européenne si vous choisissez la région EU à l'inscription, section 4.2) ; seul le texte de la demande est ensuite transmis par Make à Claude, chez Anthropic, avec la connexion de Make (pas la vôtre). Make indique dans sa politique de confidentialité que les données de résidents européens peuvent être transférées hors de l'Espace économique européen. Le texte de la demande transmis à Claude part, lui, chez Anthropic, qui stocke les données aux États-Unis.
• Les prestataires. Airtable et Make traitent ces données pour votre compte : au sens du RGPD, ce sont vos sous-traitants. L'article 28 du RGPD exige un contrat ou un autre acte juridique avec chacun (en pratique, l'accord de traitement des données qu'ils proposent). Anthropic intervient comme sous-traitant de Make : c'est Make qui doit l'encadrer par contrat, avec votre autorisation écrite, et vous informer de tout changement de ses sous-traitants. Les transferts hors de l'Union européenne doivent reposer sur l'une des garanties prévues par le chapitre V du RGPD. Faites vérifier ces points par un professionnel.
• La minimisation. Ne créez que les colonnes dont vous avez besoin. Au niveau 3 du guide complet, n'envoyez à Claude que le texte de la demande, jamais le nom, le téléphone ou l'adresse du client : le guide est construit ainsi.
• L'information des personnes. La CNIL rappelle que les personnes doivent être informées au moment où leurs données sont recueillies, par exemple sur un formulaire : qui collecte (identité et coordonnées), pourquoi et sur quelle base légale, quelles réponses sont obligatoires et ce qui se passe si la personne ne les donne pas, qui reçoit les données (y compris les prestataires), combien de temps elles sont gardées, quels droits elles ont, la possibilité de réclamer auprès de la CNIL, selon la base légale choisie, vos intérêts légitimes ou le droit de retirer son consentement, l'existence d'un transfert hors Union européenne et ses garanties, et les coordonnées de votre délégué à la protection des données si vous en avez désigné un. La consigne 3 du chapitre 5 du guide complet vous aide à rédiger un premier texte, à faire vérifier.

Attention : n'utilisez pas ce montage pour des données de santé, des données bancaires complètes ou des informations sur vos salariés. Pour ces données, demandez conseil à un professionnel avant de construire quoi que ce soit. Un champ de texte libre peut en recevoir sans que vous l'ayez demandé : prévenez-le dans le formulaire.

Chapitre 2. Niveau 1 : votre base de données en 30 minutes (gratuit)

À la fin de ce chapitre, vos demandes (ou vos clients, vos dossiers) vivent à un seul endroit, avec une vue « À traiter » qui ne montre que ce qui reste à faire.

2.1 Créer votre compte et votre base

1. Allez sur airtable.com et créez un compte gratuit.
2. Sur la page d'accueil, cliquez sur + Create.
3. Choisissez votre espace de travail (il n'y en a qu'un au début).
4. Choisissez Build an app on your own pour partir d'une base vide. Les autres options (création assistée par l'IA d'Airtable, modèles) pourront servir plus tard ; partir de zéro évite d'hériter de colonnes inutiles.
5. Donnez un nom à la base, par exemple « Suivi [NOM DE VOTRE ENTREPRISE] ».
6. Renommez la première table selon ce que vous suivez : « Demandes », « Clients », « Dossiers » ou « Stock ». Une table est un onglet de la base : une sorte de feuille de tableur.

Vous devez voir une grille presque vide, avec quelques colonnes par défaut, et le nom de votre table en haut.

2.2 Choisir vos colonnes sur papier d'abord

La qualité de votre outil se joue ici. Des colonnes bien choisies valent mieux qu'une base compliquée.

1. Notez sur papier les 6 à 8 informations que vous voulez suivre pour chaque ligne. Une bonne colonne sert une décision ou une action ; si personne ne la lira jamais, supprimez-la.
2. Pour chaque information, notez le type qui lui convient (tableau ci-dessous).
3. Si vous hésitez, utilisez la consigne 1 du chapitre 5 : Claude vous propose une liste de colonnes adaptée à votre activité.

Astuce : pour un numéro de téléphone français, préférez Single line text au type Phone number. Selon la documentation d'Airtable, ce type met en forme les numéros à 10 chiffres à la façon des États-Unis et du Canada, ce qui rend un 06 illisible.

2.3 Créer vos colonnes dans Airtable

1. Supprimez ou renommez les colonnes par défaut qui ne vous servent pas : cliquez sur l'en-tête de la colonne pour ouvrir son menu.
2. Cliquez sur le + à droite de la dernière colonne.
3. Choisissez le type de colonne.
4. Donnez-lui son nom.
5. Cliquez sur Create field.
6. Recommencez pour chaque colonne de votre liste.
7. Pour la colonne de statut (Single select), saisissez vos options dans l'ordre du travail : par exemple « Nouvelle », « Planifiée », « Faite », « Facturée », « Annulée ».
8. Ajoutez dès maintenant une colonne Created time nommée « Créée le ». Elle se remplit seule et le niveau 3 du guide complet en a besoin.
9. Saisissez 3 ou 4 lignes réelles pour vérifier que vos colonnes collent à votre activité.

Vous devez voir vos colonnes avec leurs noms, le statut affiché en étiquettes de couleur et la colonne « Créée le » remplie automatiquement sur vos lignes de test.

Si ça ne marche pas : si vous hésitez entre deux types, prenez le plus simple (du texte plutôt qu'une formule). Un outil trop sophistiqué dès le premier jour est souvent celui que l'équipe abandonne. Vous pourrez toujours changer le type d'une colonne plus tard depuis son menu.

2.4 Les vues, pour ne pas se noyer dans les lignes

Une vue est une façon de regarder la même table, filtrée ou triée, sans copier les données. Modifier une ligne dans une vue la modifie partout.

1. Dans la barre latérale des vues (à gauche de la grille), section Create, choisissez Grid pour créer une nouvelle vue en grille.
2. Nommez-la « À traiter ».
3. Cliquez sur Filter dans la barre au-dessus de la grille et ajoutez une première condition : le statut n'est aucun des statuts terminés (« Faite », « Facturée », « Annulée »).
4. Cliquez sur Add Condition et ajoutez une seconde condition : le statut est vide (is empty). Cliquez sur le mot And placé entre les deux conditions et remplacez-le par Or. Ainsi, les lignes encore sans statut, comme celles qui arriveront par le formulaire, restent visibles à coup sûr.
5. Créez une deuxième vue en grille « 7 prochains jours ». Dans Filter, choisissez la colonne de date d'intervention, l'opérateur is within et l'option the next week : Airtable montre les interventions prévues dans les 7 jours qui viennent.
6. Si vous voulez voir la répartition de votre activité, créez une troisième vue groupée par statut avec le bouton Group.

Vous devez voir, en passant d'une vue à l'autre dans la barre latérale, la même table filtrée différemment. Une ligne de test sans statut apparaît bien dans « À traiter ». Les lignes masquées par un filtre ne sont pas supprimées.

Si ça ne marche pas : une ligne « disparaît » ? Elle ne correspond plus au filtre de la vue ouverte (son statut a changé, par exemple). Revenez à la première vue, qui montre tout.

2.5 Le scénario type : la base de Karim

Karim crée la base « Suivi Karim Plomberie » et la table « Demandes ». Ses colonnes :

Dix colonnes : Karim a gardé ses huit informations de suivi, plus « Créée le » (exigée par le niveau 3 du guide complet) et les photos, qu'il juge indispensables pour préparer ses devis.

Il recopie les douze demandes en cours de son carnet. Sa vue « À traiter » en montre sept. Le lendemain matin, son associé ouvre la même vue sur son téléphone, dans l'application Airtable, au lieu de l'appeler pour savoir où aller.

Ce que cela change pour Karim, en résumé. Une seule liste à jour, partagée par les quatre personnes de l'équipe, au lieu d'un carnet qui reste dans la camionnette.

Ce contenu est rédigé par des outils d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic). Les règles et chiffres cités sont vérifiés automatiquement sur les sources officielles indiquées, sans relecture humaine systématique. Publication sous la responsabilité de Romain Dalon Bourbon EI. Information générale, pas un conseil juridique.

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