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Le tableau de bord du dirigeant

Extrait offert du guide NEXIA : présentation, premiers chapitres et niveau 1 en entier.

Avant de commencer

À qui s'adresse ce guide. Aux dirigeants de TPE et de PME, et aux indépendants, qui pilotent leur activité « au ressenti » faute de temps : le solde bancaire en guise de trésorerie, les échos des clients en guise de veille, et des chiffres rassemblés à la va-vite avant chaque rendez-vous important. Aucune compétence technique n'est requise. Si vous savez exporter un fichier depuis votre logiciel de facturation et copier-coller du texte, vous savez tout ce qu'il faut.

Ce que vous aurez à la fin. Trois niveaux, du plus simple au plus complet. Chacun fonctionne seul :

1. Niveau 1 (20 minutes de mise en place, gratuit) : une veille sur vos concurrents et votre secteur, faite avec Perplexity en 20 minutes par semaine, à partir de requêtes écrites une fois pour toutes.
2. Niveau 2 (40 minutes) : chaque vendredi à 17 h, un email de 150 mots résume votre trésorerie à partir de votre export comptable : entrées et sorties, tendance, alerte éventuelle, une recommandation à discuter.
3. Niveau 3 (45 minutes, gratuit) : un tableau de bord en ligne, construit avec Google Sheets et Data Studio, qui affiche vos trois chiffres clés et se met à jour quand votre feuille change.

Combien de temps vous pouvez en attendre. À titre d'estimation, sur le scénario type décrit plus bas :

Estimation sur un scénario type, pas une mesure :

Ce n'est pas une mesure : votre gain dépend de votre situation de départ et de la discipline de saisie (niveau 3 du guide complet, section 4.1).

Le scénario type suivi dans ce guide. Claire (personnage fictif) dirige une entreprise de nettoyage de bureaux de huit salariés. Elle a trois concurrents directs dans sa ville, que le guide appelle A, B et C. Sa facturation est tenue dans un logiciel en ligne qui sait exporter ses paiements en fichier CSV. Ses devis sont suivis dans un fichier Excel. À chaque niveau, vous verrez ce que le système produit pour elle, de la première requête de veille jusqu'au tableau de bord.

Ce dont vous avez besoin.

• Un ordinateur, Mac ou PC, avec un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox ou Safari).
• Un compte Google (gratuit) : il donne accès à Gmail, Google Drive, Google Sheets et Data Studio.
• Pour les niveaux 2 du guide complet et 3 : vos données. Un export de votre logiciel de facturation, de caisse ou de votre banque, au format CSV (le mot est expliqué en section 3.1), ou un fichier Excel que vous tenez déjà.

Ce que cela coûte (tarifs vérifiés le 2 octobre 2026, susceptibles de changer, hors taxes éventuelles) :

• Niveau 1 : gratuit avec l'offre gratuite de Perplexity. L'option de surveillance automatique d'une page (Browse AI, section 2.4) a une offre gratuite de 50 crédits par mois ; au-delà, son offre Personal coûte 48 dollars par mois en paiement mensuel (2 000 crédits par mois), ou 19 dollars par mois en paiement annuel (12 000 crédits pour l'année, donc moins de crédits).
• Niveau 2 : Make est gratuit pour ce scénario (son offre gratuite donne 1 000 crédits par mois, le brief en consomme une vingtaine). L'API de Claude se paie à l'usage, par crédits achetés d'avance : un achat de 5 dollars couvre largement une année de briefs (calcul en section 3.3). Une variante entièrement gratuite et sans automatisation est décrite en 3.6.
• Niveau 3 : gratuit. Google présente Data Studio comme un outil sans frais.

Ce que ce guide n'est pas. Un logiciel de comptabilité ni un conseil financier : il résume des chiffres que vous possédez déjà, il ne les vérifie pas et ne décide rien. Ce n'est pas non plus un outil de veille exhaustive : il couvre ce qui est publié en ligne, pas ce que vos concurrents font sans le dire.

Comment lire ce guide. Chaque manipulation est numérotée, avec le nom exact du bouton en gras. Après chaque étape importante, un encadré « Vous devez voir » vous confirme que vous êtes au bon endroit, et un encadré « Si ça ne marche pas » vous dépanne. Les consignes à donner à l'IA sont présentées dans des cadres « à copier » : remplacez ce qui est entre crochets et en majuscules. Les mots techniques sont expliqués à leur première apparition et repris dans le glossaire. Commencez par le niveau qui répond à votre besoin le plus pressant. Une check-list de mise en place et un tableau de dépannage figurent en fin de guide.

Chapitre 1. Comprendre en 3 minutes

1.1 Piloter, c'est surveiller trois flux

Toute entreprise, de l'artisan seul à la PME de cinquante personnes, se pilote avec trois familles d'informations :

• Le dehors : ce que font vos concurrents, ce qui change dans votre secteur. C'est la veille (niveau 1).
• L'argent : ce qui rentre, ce qui sort, et dans quel sens cela évolue. C'est la trésorerie (niveau 2 du guide complet).
• L'activité : vos ventes, vos devis en cours, vos nouvelles demandes. C'est le tableau de bord (niveau 3 du guide complet).

Ces informations existent déjà, dans votre logiciel de facturation, sur les sites de vos concurrents, dans votre fichier de devis. Ce qui coûte, c'est de les rassembler. C'est le travail que l'IA et les automatisations font bien : collecter, trier, résumer. La décision reste chez vous.

1.2 Les outils du guide

Perplexity : un moteur de recherche qui répond par un texte rédigé et cite ses sources sous forme de liens numérotés. Son offre gratuite donne des recherches standard en quantité pratiquement illimitée et garde l'historique de vos recherches.

Make : un service en ligne qui enchaîne des actions entre vos outils, sans vous, selon un horaire. On y construit un « scénario » : une suite de maillons (les « modules »), par exemple « prendre le fichier dans Drive », puis « le donner à Claude », puis « envoyer l'email ».

Claude et son API : Claude est l'IA d'Anthropic qui lira vos chiffres et rédigera le brief. L'API est la « prise » qui permet à un logiciel comme Make de s'adresser à Claude ; elle se paie à l'usage, avec une clé secrète qui identifie votre compte.

Google Sheets et Data Studio : le tableur en ligne de Google et son outil de graphiques. Data Studio s'appelait Looker Studio jusqu'en avril 2026 ; vos anciens liens et rapports restent valables. Ensemble, ils donnent un tableau de bord sans rien installer.

1.3 L'avertissement honnête du guide

Un tableau de bord ne vaut que par ce qu'on y verse. Si vos ventes ne sont saisies nulle part, aucun outil ne les affichera. Le niveau 3 du guide complet commence donc par la question « où sont vos chiffres aujourd'hui ? ». Dans la plupart des cas, la réponse existe déjà (logiciel de caisse, facturation, banque) ; il suffit de la brancher.

Deuxième avertissement : une IA peut se tromper en lisant un tableau, en additionnant ou en datant une information. Le guide vous donne à chaque niveau une règle de contrôle simple : cliquer la source pour la veille, comparer un chiffre du brief avec votre relevé les premières semaines, remonter à la feuille quand un graphique surprend.

1.4 Vos données : ce qui part où

Certains niveaux envoient vos données à des services en ligne. Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer.

• Niveau 1 : vos requêtes partent chez Perplexity. N'y mettez ni chiffres internes ni noms de clients : vous n'en avez pas besoin pour une veille.
• Niveau 2 : votre export de trésorerie passe par Google Drive, Make et l'API de Claude, puis le brief arrive dans Gmail. Anthropic indique que les données de son API sont stockées aux États-Unis et qu'elles ne servent pas à entraîner ses modèles. La politique de confidentialité de Make prévoit que les données de résidents européens peuvent être transférées hors de l'Espace économique européen.
• Niveau 3 : vos chiffres restent dans votre compte Google (Sheets et Data Studio), sauf si vous activez le briefing quotidien (4.4), qui les fait passer par Make et l'API de Claude comme au niveau 2 du guide complet.

Si votre export contient le nom de clients particuliers ou de salariés, ce sont des données personnelles au sens du RGPD (le règlement européen sur la protection des données). Deux réflexes simples : n'exportez que les colonnes utiles au brief (date, libellé, montant), et retirez les noms de personnes quand vous pouvez. Si des noms de personnes restent dans les données envoyées, votre information des clients ou salariés concernés (mentions sur vos devis, factures ou politique de confidentialité) doit mentionner ces services, ou leur catégorie (prestataires techniques), parmi les destinataires, et signaler le transfert hors de l'Union européenne avec la garantie qui l'encadre (la politique de confidentialité de Make indique que ses sociétés américaines adhèrent au Data Privacy Framework, le cadre d'adéquation entre l'Union européenne et les États-Unis ; pour Anthropic, consultez son centre de conformité, trust.anthropic.com) : voir la fiche de la CNIL sur l'information des personnes (cnil.fr, rubrique « Information des personnes et transparence »). Le guide signale ces points sans prétendre vous rendre conforme au RGPD : pour votre situation précise, renseignez-vous sur le site de la CNIL (cnil.fr) ou auprès d'un professionnel. Si ce circuit ne vous convient pas, la variante manuelle du niveau 2 du guide complet (section 3.6) ne passe ni par Drive ni par Make.

Chapitre 2. Niveau 1 : votre veille en 20 minutes par semaine (20 minutes de mise en place)

À la fin de ce chapitre, vous aurez une liste de requêtes de veille prêtes à relancer, et une routine de 20 minutes par semaine pour savoir ce que font vos concurrents et ce qui bouge dans votre secteur. Coût : 0 €.

2.1 Créer votre compte Perplexity

1. Allez sur perplexity.ai.
2. Cliquez sur le bouton d'inscription et créez un compte gratuit avec votre adresse email ou votre compte Google.
3. Faites un essai : tapez « Quelles sont les dernières actualités de [VOTRE SECTEUR] en France ? » et validez.

Vous devez voir une réponse rédigée, avec de petits numéros dans le texte. Chaque numéro renvoie à une source : survolez-le pour la voir, cliquez pour ouvrir la page d'origine.

2.2 Écrire vos requêtes de veille une fois pour toutes

1. Sur une feuille, listez vos 3 à 5 concurrents directs (nom exact et ville).
2. Listez les 2 ou 3 sujets qui font bouger votre secteur : réglementation, prix des matières, attentes des clients.
3. Rédigez une requête par concurrent, à partir de ce modèle :

Quelles nouveautés [NOM DU CONCURRENT], entreprise de [MÉTIER] à [VILLE], a-t-elle publiées au cours des 30 derniers jours : offres, prix affichés, recrutements, ouvertures, communication ? Réponds en puces datées, une source par puce. Si tu ne trouves rien de daté dans les 30 derniers jours, dis-le simplement.

1. Rédigez une requête par sujet de secteur, à partir de ce modèle :

Quoi de neuf ce mois-ci dans le secteur [VOTRE SECTEUR] en France : réglementation, prix, tendances de la demande, entreprises qui annoncent des changements ? Réponds en 5 puces maximum, chacune datée et sourcée. Pour toute règle ou obligation, donne le lien vers la source officielle (Légifrance, service-public.fr ou ministère).

1. Copiez toutes vos requêtes dans un document « Veille » (Google Docs ou un simple fichier texte) que vous gardez sous la main.

Vous devez voir, pour chaque requête, une réponse en puces avec des sources cliquables. Ouvrez au moins une source par puce les premières fois : vous apprendrez vite quels sites sont fiables pour votre métier.

Si ça ne marche pas : si les réponses sont vagues, votre requête l'est aussi. Ajoutez la ville, le nom exact, la période. Si un concurrent n'a presque aucune présence en ligne, aucun outil n'y pourra rien : pour les très petits acteurs, la veille de terrain (écouter les clients, regarder les devis perdus) reste indispensable.

2.3 La routine hebdomadaire de 20 minutes

1. Bloquez un créneau fixe dans votre agenda, par exemple le vendredi à 8 h 30, 20 minutes.
2. Relancez vos requêtes une à une : copiez-les depuis votre document « Veille » et collez-les dans Perplexity (environ 2 minutes chacune). Vos recherches passées restent aussi dans l'historique de votre compte.
3. Notez dans votre document, sous la date du jour, les 2 ou 3 faits marquants, avec leur lien.
4. Pour chaque fait, décidez : « rien à faire », « à surveiller » ou « action » (et laquelle).

La régularité compte plus que l'exhaustivité : 20 minutes chaque semaine valent mieux qu'une journée d'analyse deux fois par an.

Attention : la synthèse de l'IA oriente, la source fait foi. Perplexity peut se tromper de date, confondre deux entreprises au nom proche ou résumer de travers. Avant toute décision (baisser un prix, répondre à une offre), ouvrez la source et lisez-la vous-même.

2.4 Option : être alerté quand une page change

Pour surveiller une page précise sans y penser, par exemple la page tarifs d'un concurrent ou sa page de recrutement, l'outil Browse AI (browse.ai) enregistre une page que vous lui montrez, puis la revérifie à intervalles réguliers et vous prévient quand elle change. Son offre gratuite donne 50 crédits par mois et inclut la surveillance ; au-delà, l'offre Personal coûte 48 dollars par mois en paiement mensuel (2 000 crédits par mois), ou 19 dollars par mois en paiement annuel (12 000 crédits pour l'année). Tarifs vérifiés le 2 octobre 2026. Comptez environ 15 minutes de réglage par page. C'est un complément, pas un indispensable : la routine du 2.3 couvre l'essentiel.

2.5 Le scénario type : la veille de Claire

Claire a écrit cinq requêtes : une pour chacun de ses concurrents A, B et C, une sur « nettoyage de bureaux, réglementation et prix », une sur « attentes des entreprises clientes en matière de propreté ». Le vendredi à 8 h 30, elle les relance. Ce jour-là, elle note trois faits, chacun vérifié sur sa source :

• le concurrent B publie trois offres d'emploi d'agent d'entretien : il gagne probablement des contrats, à surveiller ;
• le concurrent A a mis en ligne une offre « nettoyage écologique » : Claire la lit en entier et décide d'en parler à son équipe ;
• rien de daté du mois pour le concurrent C : elle le note, sans en tirer de conclusion.

Durée totale : 20 minutes. Ces faits sont inventés pour l'exemple ; vos résultats dépendront de ce que vos concurrents publient.

Ce contenu est rédigé par des outils d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic). Les règles et chiffres cités sont vérifiés automatiquement sur les sources officielles indiquées, sans relecture humaine systématique. Publication sous la responsabilité de Romain Dalon Bourbon EI. Information générale, pas un conseil juridique.

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