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Vos devis rédigés par l'IA à partir de vos notes

Extrait offert du guide NEXIA : présentation, premiers chapitres et niveau 1 en entier.

Avant de commencer

À qui s'adresse ce guide. Aux artisans, indépendants, consultants et dirigeants de petites entreprises qui rédigent eux-mêmes leurs devis et leurs propositions commerciales. Vous connaissez ce moment : la visite chez le client est terminée, les notes sont dans un carnet ou dans le téléphone, et le devis attend le soir ou le week-end. Parfois il part trop tard, et le client a signé ailleurs. Aucune compétence technique n'est requise, aucune ligne de code.

Ce que vous aurez à la fin. Trois niveaux, à suivre dans l'ordre :

1. Niveau 1 (20 minutes de mise en place) : vos notes brutes, tapées ou dictées, transformées par l'IA en un devis structuré et en un court message d'accompagnement, prêts à relire.
2. Niveau 2 (30 minutes) : un « projet » Claude qui connaît vos tarifs, vos conditions et votre façon d'écrire. Vous n'avez plus à tout réexpliquer : vous collez vos notes, le brouillon utilise vos vrais prix.
3. Niveau 3 (40 minutes) : un modèle de devis à votre en-tête dans Google Docs, un export PDF propre, et un tableau de suivi pour savoir quel devis relancer, et quand.

Combien de temps vous pouvez en attendre. À titre d'estimation, sur un scénario type : un devis de cinq à dix lignes rédigé en une dizaine de minutes, relecture comprise, au lieu d'une demi-heure ou plus devant une page blanche. Ce chiffre n'est pas une mesure : c'est un ordre de grandeur. Votre gain réel dépend de la complexité de vos devis et du soin apporté à votre grille tarifaire au niveau 2 du guide complet.

Estimation sur un scénario type (devis de cinq à dix lignes), pas une mesure :

Ce dont vous avez besoin.

• Un ordinateur avec un navigateur récent (Chrome, Edge ou Safari) et une adresse email.
• Un compte Google (gratuit) pour Google Docs et Google Sheets.
• Votre liste de prix habituelle, même approximative, et un ancien devis dont vous êtes satisfait.
• Budget : 0 € pour les trois niveaux. L'offre payante de Claude (Pro, 20 $ par mois hors taxes en paiement mensuel, prix affiché sur claude.com/pricing le 2 octobre 2026) n'est utile que si vous atteignez les limites d'usage de l'offre gratuite. Le montant facturé en France, en euros et TVA comprise, s'affiche au moment du paiement et peut différer.

Ce que ce guide n'est pas. Un logiciel de facturation, ni un conseil juridique. Il vous aide à rédiger plus vite des devis clairs. La conformité de votre modèle (mentions obligatoires de votre métier, TVA, assurances) reste de votre responsabilité : faites-le valider une fois par votre expert-comptable ou votre organisation professionnelle si vous avez un doute.

Comment lire ce guide. Manipulations numérotées, points de contrôle « Vous devez voir », encadrés « Si ça ne marche pas », glossaire du guide complet. Le niveau 1 suffit seul ; les niveaux 2 et 3 du guide complet s'appuient sur les précédents. Commencez par le niveau 1 : il suffit déjà à gagner du temps dès ce soir.

Chapitre 1. Comprendre en 3 minutes

1.1 Pourquoi les devis traînent

Un devis demande trois efforts différents. Retrouver les bons prix. Mettre les prestations en ordre, avec les bonnes unités et les bonnes quantités. Puis écrire un texte clair pour le client. Le premier effort dépend de votre expertise : personne ne peut le faire à votre place. Les deux autres sont de la mise en forme. C'est précisément ce que l'IA fait bien.

1.2 Ce que l'IA fait, et ce qu'elle ne fait pas

Une IA conversationnelle est un programme qui comprend un texte écrit en langage courant et y répond par écrit. Vous lui donnez vos notes, elle vous rend un brouillon organisé.

Ce qu'elle fait bien : remettre des notes désordonnées dans un ordre logique, découper une prestation en lignes, reformuler en français clair, calculer des totaux à partir des prix que vous lui donnez, rédiger le message d'envoi.

Ce qu'elle ne fait pas : fixer vos prix, connaître vos coûts, garantir que votre devis respecte les règles de votre métier. Elle peut aussi se tromper dans un calcul ou inventer un prix si vous ne lui en donnez pas. C'est pourquoi chaque consigne de ce guide lui interdit d'inventer un montant, et pourquoi chaque niveau se termine par une relecture.

1.3 Les outils du guide

Claude : l'IA conversationnelle de la société Anthropic, utilisable sur le site claude.ai. L'offre gratuite suffit pour ce guide. Elle permet aussi de créer jusqu'à 5 « projets » (voir niveau 2 du guide complet ; limite indiquée par l'aide officielle de Claude au 2 octobre 2026). L'interface existe en français.

Google Docs : le traitement de texte gratuit de Google, dans le navigateur. Il servira de modèle de devis et produira le PDF envoyé au client.

Google Sheets : le tableur gratuit de Google. Il accueillera votre grille tarifaire et votre tableau de suivi des devis.

Vous utilisez déjà une autre IA conversationnelle ? La consigne du niveau 1 et celles du chapitre 5 du guide complet s'y utilisent de la même façon. Seul le niveau 2 du guide complet décrit des menus propres à Claude.

1.4 L'avertissement honnête du guide

Les règles du devis existent, et elles varient selon les métiers. Pour certaines activités (travaux et dépannage dans le bâtiment ou l'équipement de la maison, déménagement, services à la personne au-delà d'un certain montant, entre autres), le devis est obligatoire et ses mentions sont listées par la réglementation. Le site officiel Service Public Entreprendre en donne la liste sur sa fiche « Devis obligatoire : activités concernées » (entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31144, fiche datée par l'administration « Vérifié le 9 septembre 2022 », consultée le 2 octobre 2026). Autre exemple : si vous êtes entrepreneur individuel, votre nom doit être précédé ou suivi de la mention « entrepreneur individuel » ou « EI » sur vos documents commerciaux, devis compris. Cette règle figure à l'article R123-237 du Code de commerce (legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000045710304, version en vigueur depuis le 15 mai 2022, consultée le 2 octobre 2026). L'actualité A15744 de Service Public Entreprendre (entreprendre.service-public.gouv.fr/actualites/A15744, publiée le 30 juin 2022) cite expressément les devis. Ce guide ne remplace pas ces textes : il vous aide à construire un modèle qui les reprend, une fois pour toutes.

Vos devis contiennent des données personnelles. Nom, adresse, téléphone du client : ce sont des données protégées par le RGPD (le règlement européen sur la protection des données personnelles). Quand vous collez ces informations dans une IA, elles passent par les serveurs de son éditeur. La façon la plus simple de limiter ce passage : ne donnez à l'IA que le contenu technique du devis (les prestations, les quantités), et ajoutez le nom et l'adresse du client vous-même dans le modèle Google Docs, au niveau 3 du guide complet. Le même principe vaut pour Google Docs et Google Sheets : les devis et le tableau de suivi du niveau 3 du guide complet sont stockés dans votre compte Google. N'y mettez que les données utiles au devis et partagez ces fichiers avec le moins de personnes possible. Ce guide ne vous rend pas conforme au RGPD et ne donne pas de conseil juridique : en cas de doute sur vos obligations, renseignez-vous auprès de la CNIL (cnil.fr) ou de votre conseil habituel.

Vous restez le signataire. Un devis signé par le client l'engage, et vous engage aussi. Aucun devis ne doit partir sans que vous ayez relu chaque ligne et chaque total.

Chapitre 2. Niveau 1 : votre premier devis à partir de vos notes (20 minutes)

2.1 Créer votre compte Claude et le régler

1. Allez sur claude.ai et créez un compte gratuit avec votre adresse email ou votre compte Google.
2. Passez l'interface en français si elle s'affiche en anglais : cliquez sur l'icône de votre profil, en bas à gauche, puis choisissez la langue dans la section Language.
3. Réglez la confidentialité : cliquez de nouveau sur l'icône de votre profil, en bas à gauche, puis ouvrez les paramètres (Settings) et la rubrique Privacy. Si votre interface est en français, ces libellés apparaissent traduits. Un réglage, intitulé Help Improve our AI models dans l'aide officielle, autorise l'utilisation de vos conversations pour améliorer les modèles d'Anthropic. Désactivez-le si vous ne souhaitez pas que vos échanges servent à cela. L'aide précise qu'une conversation signalée par les systèmes de sécurité d'Anthropic peut malgré tout servir à améliorer ces systèmes. Lien direct : claude.ai/settings/data-privacy-controls.

Vous devez voir : la page d'accueil de Claude avec une zone de saisie au centre, et dans les paramètres de confidentialité, le réglage d'amélioration des modèles dans la position que vous avez choisie.

2.2 Préparer vos notes

Des notes courtes suffisent, à condition de contenir quatre choses :

1. Le contexte : type de client et objet du devis, en une phrase.
2. Les prestations : ce que vous allez faire ou fournir, une idée par ligne.
3. Les quantités et les prix : les vôtres. Sinon, écrivez « prix à compléter ».
4. Les conditions : délai, acompte, durée de validité.

Pour dicter sans rien installer, deux possibilités : la touche micro du clavier de votre téléphone, ou la saisie vocale de Google Docs sur ordinateur (menu Outils puis Saisie vocale, dans Chrome, Edge ou Safari). La dictée fonctionne en français, mais les commandes vocales de Google Docs n'existent qu'en anglais : relisez la ponctuation. La dictée envoie aussi votre voix à un service en ligne : ne dictez ni le nom, ni l'adresse, ni le téléphone du client.

Scénario type (fictif), pour illustrer. Un peintre en bâtiment note après une visite : « Particulier, salon 25 m² plus couloir. Lessivage murs, rebouchage fissures, 2 couches mat blanc murs, plafond 1 couche. Fourniture peinture 180 € environ. Main-d'œuvre 3 jours à 2, taux 45 € HT de l'heure. Protection sols. Démarrage sous 3 semaines. Acompte 30 %. »

2.3 La consigne qui transforme vos notes en devis

Une consigne (on dit aussi « prompt ») est le texte d'instruction que vous donnez à l'IA. Copiez celle-ci dans Claude, remplacez la partie entre crochets par vos notes, puis envoyez :

Tu es l'assistant administratif d'une petite entreprise française. À partir des notes ci-dessous, rédige un projet de devis. Présente un tableau avec les colonnes : désignation, unité, quantité, prix unitaire HT, total HT. Regroupe les lignes par étape du chantier ou de la mission. Calcule le total HT, la TVA au taux que j'indique, et le total TTC. Règle absolue : n'invente aucun prix ni aucune quantité. S'il manque une information, écris « À COMPLÉTER » dans la case et liste à la fin les questions que je dois trancher. Si je travaille dans le bâtiment, ajoute le taux horaire TTC et les lignes de déplacement, de validité et de gratuité du devis, en écrivant À COMPLÉTER si je ne les ai pas donnés. Rédige ensuite un message d'envoi de 5 lignes maximum, poli et direct, au vouvoiement.
Taux de TVA : [VOTRE TAUX, OU « NON APPLICABLE » SELON VOTRE SITUATION]
Mes notes : [COLLEZ VOS NOTES]

HT signifie « hors taxes », TTC « toutes taxes comprises ». Indiquez toujours vous-même le taux de TVA : il dépend de votre situation, pas de l'IA. Si vous êtes en franchise en base de TVA (vous ne facturez pas la TVA), la fiche officielle F21746 impose sur chaque facture la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » (entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F21746, vérifiée par l'administration le 1er janvier 2026, consultée le 2 octobre 2026). La reprendre sur votre devis indique au client que le prix ne comprend pas de TVA. Les règles de TVA passent dans un nouveau code, le CIBS (code des impositions sur les biens et services), le 1er janvier 2027 ; la référence à l'article 293 B reste utilisable jusqu'au 30 juin 2028 (ordonnance n° 2026-671 du 27 juillet 2026, JORF du 28 juillet 2026, legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054497160, consultée le 2 octobre 2026). Faites confirmer la mention par votre expert-comptable avant de l'inscrire dans votre modèle du niveau 3 du guide complet.

Si vous travaillez dans le bâtiment, le dépannage ou l'équipement de la maison, votre devis doit aussi porter, entre autres, votre taux horaire de main-d'œuvre TTC, les frais de déplacement éventuels, la durée de validité de l'offre et l'indication du caractère gratuit ou payant du devis (liste complète : fiche F31144, entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31144, vérifiée par l'administration le 9 septembre 2022). Ajoutez ces éléments à vos notes ou à votre modèle. C'est pourquoi la consigne demande à l'IA de les faire apparaître, même vides.

Vous devez voir : un tableau de lignes claires reprenant vos prix sans en ajouter, des totaux, une liste de points « À COMPLÉTER » s'il en manque, et un message d'envoi court.

Si ça ne marche pas : si l'IA a inventé un prix, répondez simplement « Tu as inventé le prix de la ligne X. Remplace-le par À COMPLÉTER. » Si le tableau s'affiche mal une fois collé, demandez « Présente le devis en liste, sans tableau ».

2.4 Relire en 3 minutes

La relecture vous revient, dans cet ordre :

1. Les prix : chaque prix unitaire correspond-il à votre tarif ? Aucun n'a-t-il été ajouté ?
2. Les calculs : refaites au moins le total HT. Une IA peut se tromper dans une addition.
3. Les oublis : déplacement, fournitures, évacuation des déchets, options. Relisez vos notes d'origine en face du brouillon.
4. Le ton : s'il ne vous ressemble pas, demandez « Plus sobre » ou « Plus chaleureux ».

Vous devez voir : un brouillon dont vous avez vérifié chaque prix et chaque total.

2.5 Le résultat sur le scénario type

Voici ce que la consigne produit, une fois relu, à partir des notes du peintre de la section 2.2. Le scénario est fictif et le résultat est présenté tel qu'il doit être après votre relecture : les prix viennent uniquement des notes, et tout ce que les notes ne disent pas est marqué « À COMPLÉTER ». Le peintre a indiqué « Taux de TVA : à compléter », car le taux dépend de la nature des travaux et du logement : c'est à lui de le fixer.

Projet de devis : peinture d'un salon (environ 25 m² au sol) et d'un couloir, chez un particulier

Total HT : 180,00 € + lignes À COMPLÉTER. TVA : taux À COMPLÉTER. Total TTC : À COMPLÉTER.

Conditions reprises des notes : démarrage sous 3 semaines, acompte de 30 % à la commande (montant À COMPLÉTER tant que le total n'est pas connu).

Points à trancher, tels que l'IA les liste à la fin :

1. Combien d'heures par jour ? Les notes disent « 3 jours à 2 » sans durée journalière : la quantité d'heures ne peut pas être calculée.
2. Prix de la protection des sols : forfait à part, ou compris dans la main-d'œuvre ?
3. La fourniture est notée « 180 € environ » : confirmer le montant exact, et préciser s'il est HT ou TTC.
4. Taux de TVA applicable, et taux horaire de main-d'œuvre TTC (mention attendue dans le bâtiment).
5. Frais de déplacement : oui ou non, et combien ?
6. Durée de validité du devis, et devis gratuit ou payant ?

Une fois que le peintre répond « 7 heures par jour », le calcul se complète : 3 jours × 2 personnes × 7 heures = 42 heures ; 42 × 45,00 € = 1 890,00 € HT ; total HT provisoire, avant protection des sols et déplacement : 1 890,00 + 180,00 = 2 070,00 €. Refaites ce calcul vous-même, comme le demande la section 2.4.

Le message d'envoi proposé :

Madame, Monsieur,
Suite à ma visite, vous trouverez ci-joint le devis pour la peinture de votre salon et de votre couloir.
Les travaux peuvent démarrer sous trois semaines après votre accord, avec un acompte de 30 % à la commande.
Je reste à votre disposition pour toute question ou pour ajuster une prestation.
Bien cordialement, [VOTRE NOM]

Vous devez voir : sur vos propres notes, un résultat de cette forme. Si votre brouillon contient un prix que vos notes ne donnent pas, c'est une invention : remplacez-le par « À COMPLÉTER ».

Ce contenu est rédigé par des outils d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic). Les règles et chiffres cités sont vérifiés automatiquement sur les sources officielles indiquées, sans relecture humaine systématique. Publication sous la responsabilité de Romain Dalon Bourbon EI. Information générale, pas un conseil juridique.

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